คู่มือใช้งาน ToolBox Task

กรอกอีเมลและรหัสผ่านที่ผู้ดูแลระบบให้มา แล้วกด เข้าสู่ระบบ

• กดรูปตาท้ายช่องรหัสผ่านเพื่อดูว่าพิมพ์ถูกไหม
• ถ้าผู้ดูแลเพิ่งสร้างบัญชีให้ ระบบจะบังคับให้ ตั้งรหัสผ่านใหม่ ก่อนใช้งาน — รหัสที่ผู้ดูแลตั้งให้เป็นรหัสชั่วคราว ใช้ได้ครั้งเดียว
• ระบบจำการเข้าสู่ระบบไว้ตลอดที่เบราว์เซอร์ยังเปิดอยู่ ปิดแท็บแล้วเปิดใหม่ไม่ต้องล็อกอินซ้ำ แต่ถ้าปิดเบราว์เซอร์ทั้งโปรแกรมจะต้องล็อกอินใหม่

ออกจากระบบ อยู่มุมขวาบน กดได้จากทุกหน้า

เปลี่ยนสีประจำตัว

ชื่อคุณบนแถบบนสุดเป็นป้ายสี — กดที่ชื่อเพื่อเปลี่ยนสี เลือกจากจานสี 10 สี หรือกด 🎲 เพื่อสุ่ม แล้วกด บันทึก

สีนี้คือสีที่คนอื่นเห็นเวลาคุณถูกมอบหมายงาน ทุกคนเปลี่ยนของตัวเองได้

หน้าแรกหลังเข้าสู่ระบบ แสดงเฉพาะ โปรเจคที่คุณเกี่ยวข้อง — โปรเจคที่คุณเป็นเจ้าของ หรือถูกตั้งเป็นผู้รับผิดชอบ (ผู้ดูแลระบบเห็นทุกโปรเจค)

โปรเจคถูกแบ่งเป็นสองกลุ่ม: กำลังดำเนินการ และ ปิดแล้ว กลุ่มปิดแล้วจะโผล่ก็ต่อเมื่อมีโปรเจคที่ปิดไปแล้วจริง ๆ

สร้างโปรเจคใหม่

1. กด + โปรเจคใหม่ มุมขวาบน
2. ตั้งชื่อและเลือกสี
3. กด บันทึก

ทุกคนสร้างโปรเจคได้ ไม่ต้องเป็นผู้ดูแล คนที่สร้างจะเป็นเจ้าของโปรเจคนั้น และโปรเจคใหม่จะได้คอลัมน์มาให้ 4 คอลัมน์: To do Doing Review Done

ค้นหา

พิมพ์ในช่องค้นหามุมขวาบน ค้นจากชื่อโปรเจค เจอทั้งที่ปิดแล้วและยังไม่ปิด

แก้ไข / ลบโปรเจค 🔑 เจ้าของ / ผู้ดูแล

เอาเมาส์ชี้ที่การ์ด แล้วกดปุ่ม ✎ ที่มุมขวาบน เปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนสี หรือกด ลบโปรเจค ได้จากฟอร์มเดียวกัน

กดที่ชื่อโปรเจคเพื่อเปิดบอร์ด

ลากวาง

• ลากการ์ด ไปคอลัมน์อื่นหรือสลับลำดับในคอลัมน์เดิม — ปล่อยแล้วบันทึกทันที
• ลากหัวคอลัมน์ เพื่อสลับลำดับคอลัมน์ 🔑 เจ้าของ / ผู้ดูแล
  คอลัมน์ที่มี 🔒 (To do และ Done) ย้ายไม่ได้ เพราะระบบใช้อ้างอิง

จัดการคอลัมน์ 🔑 เจ้าของ / ผู้ดูแล

ถ้าคอลัมน์ที่จะลบยังมีงานอยู่ ระบบจะถามยืนยันพร้อมบอกจำนวนงาน

เพิ่มงาน

1. กด + เพิ่มงาน ท้ายคอลัมน์
2. พิมพ์ชื่องานแล้วกด Enter — พิมพ์ต่อได้เรื่อย ๆ
3. เสร็จแล้วกด เสร็จแล้ว

งานใหม่จะถูกตั้งให้คุณเป็นผู้รับผิดชอบอัตโนมัติ เปลี่ยนได้ภายหลัง

กดที่การ์ดเพื่อเปิดรายละเอียด

สิ่งที่เห็นบนการ์ดในบอร์ด

แก้ไขงาน

กด แก้ไข มุมขวาบนของหน้ารายละเอียด แก้ได้ทั้งชื่องาน รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ ความสำคัญ วันครบกำหนด ระยะเวลา และป้ายกำกับ แล้วกด บันทึก

ย้ายงานไปคอลัมน์อื่น

ในแถวเดียวกับความสำคัญและผู้รับผิดชอบมีช่อง คอลัมน์: — เลือกคอลัมน์ปลายทางแล้วงานย้ายทันที ไม่ต้องกด แก้ไข ก่อน

• งานจะไปต่อท้ายคอลัมน์ปลายทาง
• ย้ายเข้า Done = ปิดงานให้อัตโนมัติ (บันทึกเวลาที่ปิด) · ย้ายออกจาก Done = เปิดงานกลับให้เอง เหมือนกับการลากการ์ดบนบอร์ดทุกประการ
• ทำได้ทุกคนที่เป็นผู้รับผิดชอบของโปรเจค

ช่องผู้รับผิดชอบจะเสนอ เฉพาะคนที่เป็นผู้รับผิดชอบของโปรเจคนี้ ถ้าไม่เจอชื่อที่ต้องการ ให้เพิ่มเขาเข้าโปรเจคก่อน (หัวข้อ 9)

ป้ายกำกับ

ในโหมดแก้ไข กดที่ป้ายเพื่อติดหรือถอด · พิมพ์ชื่อใหม่ในช่องล่างเพื่อสร้างป้ายใหม่

ป้ายที่มี 🔒 (To do Doing Review Done) แก้ชื่อและลบไม่ได้ · ป้ายอื่นแก้ได้เฉพาะผู้ดูแลระบบ แต่ สร้างใหม่ได้ทุกคน

ปิดงาน / ลบงาน

• ปิดงาน → ย้ายไป Done — ย้ายการ์ดไปคอลัมน์ Done และบันทึกเวลาที่ปิด
• ลบงานนี้ — ลบถาวรจากหน้าจอ

สองปุ่มนี้ทำได้เฉพาะ คนที่สร้างการ์ด · เจ้าของโปรเจค · ผู้ดูแลระบบ

ช่องรายละเอียดและช่องความคิดเห็นใช้ Markdown ได้ทั้งคู่ เลือกข้อความที่ต้องการก่อน แล้วกดปุ่มบนแถบเครื่องมือ

หัวข้อพิมพ์เอง: # หัวข้อใหญ่ ## หัวข้อรอง ### หัวข้อย่อย · กดแท็บ Preview เพื่อดูผลลัพธ์ก่อนบันทึก

รายการติ๊ก — กดติ๊กได้เลย

รายการที่เขียนเป็น - [ ] ข้อความ จะกลายเป็นช่องติ๊กที่ กดติ๊กได้ทันทีโดยไม่ต้องเข้าโหมดแก้ไข เหมาะกับ checklist ที่ทีมไล่ทำทีละข้อ

• คำอธิบายงาน — ผู้รับผิดชอบโปรเจคทุกคนติ๊กได้
• ความคิดเห็น — ติ๊กได้เฉพาะคนที่เขียนข้อความนั้น และผู้ดูแลระบบ

แนบได้สองวิธี:

1. กด 📎 แนบรูป / ไฟล์ ใต้ช่องเขียน
2. วางจากคลิปบอร์ด ด้วย Ctrl + V — แคปหน้าจอแล้ววางได้เลย เร็วที่สุด

ไฟล์จะถูกแทรกเป็นลิงก์ในข้อความ รูปจะแสดงเป็นภาพ · กดที่รูปเพื่อขยาย · กด × ที่ป้ายชื่อไฟล์ใต้ช่องเขียนเพื่อเอาออก

ข้อจำกัด

อยู่ท้ายหน้ารายละเอียดงาน พิมพ์แล้วกด แสดงความคิดเห็น

ผู้ดูแลระบบแก้และลบข้อความของใครก็ได้

กรอกเวลา

ในโหมดแก้ไขงาน มีสองช่อง: เวลาประมาณการ และ เวลาที่ใช้จริง แต่ละช่องกรอกเป็น วัน / ชั่วโมง / นาที

อ่านแถบความคืบหน้า

แถบเป็นสีแดงเมื่อเวลาที่ใช้จริงเกินประมาณการ ถ้าเท่ากันพอดียังไม่แดง

กดปุ่มป้ายชื่อบนแถบบอร์ด ข้าง ๆ จำนวนงาน เพื่อเปิดกล่องตั้งผู้รับผิดชอบ ติ๊กชื่อคนที่ต้องการแล้วกด บันทึก

• เจ้าของโปรเจคถอดออกไม่ได้ ไม่งั้นจะกลายเป็นโปรเจคที่เจ้าของมองไม่เห็น
• ผู้ดูแลระบบเห็นทุกโปรเจคอยู่แล้ว ไม่ต้องติ๊กเพิ่ม

ถอดคนที่ยังมีงานค้างอยู่

ระบบจะเตือนพร้อมบอกว่าคนนั้นมีงานค้างกี่ใบ ถ้ายืนยัน:

• งานไม่ถูกลบ ยังอยู่ครบทุกใบ
• แต่จะกลายเป็น “ไม่ระบุผู้รับผิดชอบ” มอบหมายให้คนอื่นได้ภายหลัง

เมื่อโปรเจคจบแล้ว กด ปิดโปรเจค บนแถบบอร์ด กรอก เหตุผลที่ปิด (บังคับ) และ วันเวลาที่ปิด ค่าเริ่มต้นคือเวลาปัจจุบัน แต่แก้ย้อนหลังได้ถ้างานจบไปก่อนหน้านี้แล้วเพิ่งมากดปิด

ปิดแล้วเป็นยังไง

โปรเจคจะย้ายไปกลุ่ม ปิดแล้ว ในหน้ารวม และมีแถบ “ปิดแล้ว · อ่านอย่างเดียว” พร้อมเหตุผลและชื่อคนปิดอยู่บนบอร์ด

เปิดกลับ

กด เปิดอีกครั้ง บนแถบบอร์ด เหตุผลที่ปิดจะถูกล้าง และแก้ไขได้ตามปกติทันที · การเปิดกลับถูกบันทึกไว้ในประวัติว่าใครเปิดและเมื่อไร

เมนู จัดการผู้ใช้งาน บนแถบบนสุด

เพิ่มผู้ใช้

1. กด + เพิ่มผู้ใช้งาน
2. กรอกชื่อและอีเมล
3. เลือกสีประจำตัว หรือปล่อยว่างให้ระบบสุ่มสีที่ยังไม่มีใครใช้
4. ตั้งรหัสผ่านชั่วคราวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร

คนใหม่จะถูกบังคับให้ตั้งรหัสผ่านของตัวเองตอนเข้าสู่ระบบครั้งแรก ในรายการจะขึ้นป้าย “รอตั้งรหัสใหม่” จนกว่าจะตั้งเสร็จ

จัดการคนที่มีอยู่

กฎที่ระบบบังคับไว้

• ต้องมีผู้ดูแลระบบอย่างน้อย 1 คนเสมอ — ถอดสิทธิ์คนสุดท้ายไม่ได้
• ถอดสิทธิ์ผู้ดูแลของตัวเองไม่ได้ เพราะจะล็อกตัวเองออกจากหน้านี้ทันที
• อีเมลห้ามซ้ำกัน

ท้ายหน้ารายละเอียดงานมีแผง ประวัติ บอกว่าใครทำอะไรกับงานใบนี้บ้าง — สร้าง ย้ายคอลัมน์ เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ แก้วันครบกำหนด ลงเวลา ปิดงาน

ผู้ดูแลระบบดูประวัติของทั้งองค์กรได้ ใช้ตอบคำถามแบบ “ใครย้ายงานนี้” หรือ “ข้อมูลนี้หายไปตอนไหน”

เปิด https://www.apptoolboxonline.com/toolboxTask/ จากเบราว์เซอร์ในมือถือ ได้เลย ใช้บัญชีเดียวกับบนคอมพิวเตอร์ ไม่ต้องติดตั้งอะไรก่อน

สิ่งที่ต่างจากบนคอมพิวเตอร์

ติดตั้งเป็นแอปบนหน้าจอโฮม

ติดตั้งแล้วจะได้ไอคอนบนหน้าจอเหมือนแอปทั่วไป เปิดขึ้นมาแบบเต็มจอ ไม่มีแถบที่อยู่ของเบราว์เซอร์มากินพื้นที่ และเปิดได้เร็วกว่า

ถอนการติดตั้ง

กดค้างที่ไอคอนแล้วเลือกลบ เหมือนแอปทั่วไป — ข้อมูลงานไม่หายไปไหน เพราะเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ เปิดจากเบราว์เซอร์ก็ยังเห็นครบเหมือนเดิม

เปิดมาแล้วไม่เห็นโปรเจคที่เคยเห็น

โปรเจคแสดงเฉพาะที่คุณเกี่ยวข้อง ให้เจ้าของโปรเจคเพิ่มคุณเป็นผู้รับผิดชอบ (หัวข้อ 9)

เลือกผู้รับผิดชอบงานแล้วไม่เจอชื่อคนที่ต้องการ

ช่องนี้เสนอเฉพาะผู้รับผิดชอบของโปรเจคนั้น ให้เพิ่มเขาเข้าโปรเจคก่อน

แก้งานไม่ได้ ปุ่มแก้ไขหายไป

โปรเจคถูกปิดแล้ว จะเห็นป้าย “อ่านอย่างเดียว” แทน — กด เปิดอีกครั้ง บนบอร์ดก่อน

ลากการ์ดบนมือถือไม่ได้

เป็นข้อจำกัดของเบราว์เซอร์บนมือถือ ไม่ใช่ความผิดพลาด — ให้เปิดการ์ดแล้วใช้ช่อง คอลัมน์: ซึ่งให้ผลเหมือนกันทุกอย่าง (หัวข้อ 13)

อยากได้ไอคอนบนหน้าจอมือถือ

ติดตั้งเป็นแอปได้ ดูวิธีในหัวข้อ 13

จะรู้ได้ยังไงว่าใช้เวอร์ชันอะไรอยู่

ดูมุมซ้ายบนถัดจากโลโก้ เช่น v1.0 — หน้าเข้าสู่ระบบอยู่ท้ายกล่อง

แนบไฟล์ไม่ได้ ขึ้นว่าไฟล์ใหญ่เกินไป

เพดานคือ 1.5 MB ต่อไฟล์ · รูปจะถูกย่อให้อัตโนมัติอยู่แล้ว แต่ไฟล์อื่นอย่าง PDF หรือ ZIP ต้องบีบอัดเองก่อน

ลืมรหัสผ่าน

แจ้งผู้ดูแลระบบให้กด รีเซ็ตรหัส ให้ แล้วตั้งใหม่ตอนเข้าสู่ระบบครั้งถัดไป

กดออกจากระบบแล้วคนอื่นเข้าใช้เครื่องต่อได้ไหม

ไม่ได้ การออกจากระบบทำลายเซสชันทันที ต้องล็อกอินใหม่เสมอ

ปิดโปรเจคกับลบโปรเจคต่างกันยังไง

ใช้ ปิด เมื่องานจบแล้วแต่ยังอยากเก็บไว้ดู · ใช้ ลบ เมื่อสร้างผิดหรือไม่ได้ใช้จริง